Fredericton / Formulaire

Demande pour la tenue d’un événement spécial

Tout organisateur d’événement doit aviser les résidents, les entreprises ou les églises qui seront touchés par l’événement deux semaines à l’avance. Les détails sont fournis ici.

La demande pour la tenue d’un événement spécial doit être présentée au moins soixante (60) jours ouvrables avant la date de l’événement ou quatre-vingt-dix (90) jours ouvrables avant l’événement s’il y aura vente, distribution ou consommation d’alcool sur un terrain municipal.

REMARQUE : L’approbation des demandes n’est pas garantie. Cependant, si votre demande se situe dans les normes, elle pourrait être approuvée dans un délai de deux semaines. Si votre demande ne se situe pas dans les normes, une période minimale de quatre semaines (pouvant aller jusqu’à plus de huit semaines) pourrait être nécessaire pour que la demande soit examinée et qu’elle passe par le processus d’approbation. La Ville de Fredericton (« la Ville ») se réserve le droit d’annuler un événement en tout temps, y compris le jour même de l’événement ou pendant celui-ci.
 

Coordonnées en cas d’urgence

Nom et numéro (cellulaire ou téléavertisseur) de la personne-ressource sur place (s’il s’agit d’une autre personne que celle indiquée ci-dessus). Cette personne doit avoir l’autorité requise pour mettre fin à l’événement immédiatement en cas d’urgence ou en cas de non-respect des conditions d’approbation.

Renseignements sur l’organisme (le cas échéant)
Renseignements sur l'événement

Il FAUT fournir un aperçu de l’événement en format électronique, qui comprend les éléments suivants : 

EXIGENCES EN MATIÈRE D’AGENTS DE SÉCURITÉ OU DE POLICIERS EN SERVICE SUPPLÉMENTAIRE : 

Sur le plan d’urgence que vous devez fournir, indiquez les détails comme les personnes-ressources, le nombre d’employés de sécurité et leurs rôles et responsabilités. Sur le plan du site que vous devez fournir, indiquez à quels endroits les agents de sécurité seront postés. Indiquez le nom de l’entreprise et de la personne-ressource, ou indiquez si vous proposez que des bénévoles assurent la sécurité. Afin que votre demande soit approuvée, il est possible que l’ORGANISATEUR DE L’ÉVÉNEMENT DOIVE RÉMUNÉRER les agents de la Force policière de Fredericton en service supplémentaire. 

Le coordonnateur des événements spéciaux communiquera avec le coordonnateur des services supplémentaires de la Force policière de Fredericton pour obtenir son avis, et l’organisateur de l’événement sera informé des préoccupations ou mis en contact directement avec le coordonnateur des services supplémentaires. 

Remarque : Ces dates NE sont PAS soumises pour approbation. Il faut remplir une demande.

REMARQUE : Si un événement nécessite l’utilisation exclusive d’une installation municipale, l’organisateur de l’événement doit faire la réservation de l’installation auprès du Service des loisirs de Fredericton et payer les frais exigés. La réservation peut être faite en ligne ou en personne à l’hôtel de ville.

Les fichiers doivent peser moins de 2 Mo.
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Défilés, marches/courses et manifestations

REMARQUE : Si vous n’organisez pas un défilé, une marche, une course ou une manifestation, passez à la section suivante. 

Pour accélérer le processus de demande, veuillez consulter la section Contenu connexe pour connaître l’ensemble des trajets et des installations standard désignés et équipés ainsi que le point de départ des trajets et d’autres renseignements. 

Les trajets non standard peuvent être approuvés ou non. 

REMARQUE : Si vous avez choisi l’un des trajets préapprouvés pour un défilé, une marche/course ou une manifestation, passez à la section suivante. 

L’usage des voies municipales ou des emprises a une incidence sur le réseau de transport, et les événements exigeant leur utilisation doivent suivre le flux normal de la circulation et permettre le passage des véhicules d’urgence.  Certaines exceptions peuvent s’appliquer. 

Toute demande concernant l’utilisation ou la fermeture d’une route provinciale est soumise à l’approbation du ministre des Transports du Nouveau-Brunswick. Le coordonnateur des événements spéciaux travaille en collaboration avec l’organisateur de l’événement pour obtenir cette approbation. 

La sollicitation des automobilistes à des fins charitables est interdite dans la ville, car elle nuit à la circulation et à la sécurité. 

Pour accélérer cette demande, nous vous proposons des fermetures de routes standard désignées et équipées. 

REMARQUE : 

  •  L’ORGANISATEUR DE L’ÉVÉNEMENT DOIT S’ASSURER QUE toutes les routes fermées sont munies de barricades surveillées en tout temps. 
  • La Ville suggère fortement que les organisateurs tiennent des rencontres en personne et des consultations avec les entreprises et les résidents directement touchés par la fermeture des rues. 
  • La Ville exige que les organisateurs de l’événement avisent par lettre au moins deux semaines à l’avance les entreprises, les résidents et les organisations d’amélioration des affaires (comme Downtown Fredericton Inc. et Business Fredericton North) directement touchés par la fermeture des rues.
  • Veuillez faire parvenir une copie électronique de la lettre d’avis envoyée aux entreprises et aux résidents au coordonnateur des événements spéciaux. 
     
Fréquentation totale prévue

Avez-vous besoin de bénévoles?

Les demandes pour la tenue d’événements sur un terrain municipal pendant lesquels on fera la vente, la distribution ou la consommation d’alcool doivent être soumises AU MOINS 90 jours ouvrables avant la date de l’événement. Des frais de 100 $ s’appliquent pour le changement de zonage temporaire. Le coordonnateur des événements spéciaux indiquera à l’organisateur à quel moment il doit verser le paiement pendant le processus de demande. 

Il faut également obtenir un permis auprès des Services de délivrance de licences et de permis du ministère de la Sécurité publique avant que l’événement soit approuvé par la Ville.

Si oui, vous devrez communiquer avec la Société canadienne des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique (SOCAN) au sujet des licences.

Remarque : Certaines installations municipales paient déjà des frais à la SOCAN pour utilisation générale, ce qui couvre votre événement – veuillez vous renseigner à ce sujet.

REMARQUE : Si vous utilisez des systèmes sonores ou d’amplification lors de votre événement, vous devrez peut-être faire une demande d’exemption des dispositions de l’arrêté no S-13 – Arrêté concernant les nuisances sonores.

REMARQUE : Toutes les génératrices sur les lieux doivent être encerclées par des barricades de métal pour des raisons de sécurité.

  • Besoins de stationnement pour le déchargement sur les lieux de l’événement 
  • Besoins de stationnement pour ériger une structure temporaire 
  • Besoins de stationnement adapté pour les personnes ayant un handicap 
  • Stationnement pour bicyclettes 
  • Stationnement pour autobus 
  • Stationnement pour services alimentaires 
  • Lieux (sur le site ou à l’extérieur du site) 
  • Nombre d’espaces 
  • Nombre et types de véhicules utilisés sur le site ou à proximité 

REMARQUE : Selon l’endroit et le moment de la demande, des frais de stationnements peuvent s’appliquer.

Ressources municipales

Un nombre limité de ressources peut être fourni par la Ville aux organisateurs de l’événement. Indiquez les articles (et le nombre) dont vous aurez besoin. VEUILLEZ fournir une estimation prudente et aussi précise que possible pour votre demande. Le salaire du personnel et le coût du transport du matériel sont pris en compte au moment de l’approbation ou du rejet de ces demandes. Dans certains cas, les organisateurs de l’événement devront s’occuper d’aller chercher et de rapporter le matériel demandé. 

Un nombre limité de services municipaux peuvent être offerts aux organisateurs de l’événement. Indiquez les services que vous désirez obtenir. Le salaire et la disponibilité des employés doivent être pris en compte au moment d’approuver ou de refuser la demande. Dans certains cas, des frais pourraient s’appliquer. 

La gestion des déchets

CLARIFICATION : La Ville peut fournir des bacs à déchets, mais il revient à l’organisateur de l’événement de les vider dans un conteneur à ordures ou de faire en sorte que des véhicules viennent les chercher à ses propres frais. L’organisateur de l’événement doit également fournir les sacs à déchets. 

REMARQUE : Il est fortement recommandé de se servir de stations de recyclage. 

Le coordonnateur des événements spéciaux communiquera avec vous pour discuter du type de produits qui sera mis en vente. 
Il revient à l’organisateur de l’événement de s’assurer que TOUS LES FOURNISSEURS ont les permis requis.

Les fournisseurs doivent communiquer avec la Direction de la protection de la santé du Nouveau-Brunswick pour obtenir un permis pour la vente de produits alimentaires lors d’un événement spécial.
Il revient à l’organisateur de l’événement de s’assurer que tous les fournisseurs ont les permis requis.

Il revient à l’organisateur de l’événement de s’assurer que l’exploitant de manèges respecte tous les règlements en vigueur portant sur les manèges et que ses assurances sont suffisantes. 

(Nom de l’entreprise exploitant le parc d’attractions, nom de la personne-ressource, nombre de manèges, etc.)

REMARQUE : La demande de permis autorisant l’utilisation de feux d’artifice ou d’articles pyrotechniques doit être présentée 60 jours ouvrables avant l’événement. Veuillez communiquer avec le Service d’incendie pour entamer le processus.

Vous devrez indiquer les lieux sur le plan du site que vous fournirez avec votre demande. 
L’organisateur doit obtenir un permis du Service d’incendie pour tout feu en plein air. La demande de permis doit être présentée 30 jours ouvrables avant l’événement (voir la section Contenu connexe).

Par exemple : gradins, tentes, scènes, toilettes mobiles, etc. Indiquez le nom du fournisseur ou de l’installateur de chaque structure. 

  • Vous devrez indiquer l’emplacement de chaque structure sur le plan du site que vous soumettrez avec votre demande. 
  • Vous devez demander un permis à la Division de l’inspection des bâtiments pour les structures/tentes d’une certaine taille.
  • Le Service d’incendie doit faire l’inspection des structures/tentes.
  • Avant de planter les pieux des tentes ou d’autres structures dans le sol, il faut déterminer l’emplacement des conduites souterraines, service gracieusement offert par les Travaux publics.
Décharge de responsabilité, renonciation aux réclamations et indemnités

Compte tenu de l’attribution d’un permis d’événement spécial, le demandeur convient et accepte d’utiliser les lieux, les terrains et l’équipement, soit « les installations ou les lieux ». Le demandeur convient par la présente de ce qui suit : 

  • La Ville de Fredericton et ses représentants élus, ses administrateurs, ses dirigeants, ses employés, ses fonctionnaires, ses agents, ses héritiers, ses successeurs et ses ayants droit (ci-après appelés « renonciataires ») n’ont fait aucune garantie ou représentation concernant le caractère convenable de l’état des lieux. 
  •  Le demandeur renonce à toute réclamation actuelle ou future contre les renonciataires. 
  • Le demandeur dégage de toute responsabilité et indemnise les renonciataires contre toute réclamation, y compris les dommages, les responsabilités, les dépenses, les coûts, comme les frais juridiques ou d’autres frais engagés dans le cadre de réclamations, d’actions ou de procédures découlant directement ou indirectement de l’acceptation de la présente décharge et de l’utilisation des installations. 
  • Le demandeur dégage de toute responsabilité et indemnise les renonciataires contre toute responsabilité relative aux dommages aux biens d’un tiers ou aux blessures personnelles de celui-ci découlant de l’utilisation des installations par le demandeur. 
  •  La présente décharge est en vigueur et s’applique aux héritiers du demandeur, à son plus proche parent, à ses exécuteurs, à ses administrateurs, à ses ayants droit et à ses représentants advenant son décès ou qu’il soit frappé d’incapacité. 
  •  Le demandeur ne se fonde pas sur les représentations ou les déclarations verbales ou écrites faites par les renonciataires, autre que ce qui est inscrit dans la présente décharge. 

ASSURANCES REQUISES : 

Avant l’exécution de la présente décharge, le demandeur obtiendra et maintiendra en vigueur une police d’assurance de responsabilité civile générale complète, y compris les assurances des participants, sans limites, la couverture de l’indemnité prévue dans le présent document, à des conditions satisfaisantes pour la Ville de Fredericton. La Ville de Fredericton doit être incluse comme partie assurée. Cette police sera émise comme une police globale jusqu’à une limite au moins égale à deux millions (2 000 000 $) de dollars par sinistre, y compris deux millions (2 000 000 $) de dollars couvrant les dommages corporels ou le décès de l’une ou de plusieurs personnes, y compris le remboursement volontaire des frais médicaux et les dommages matériels, ou jusqu’à ded limites plus élevés que la Ville de Fredericton peut juger nécessaires s’il y a lieu. Si on prévoit la vente, la distribution ou la consommation d’alcool pendant l’événement, la limite d’assurance devra être au moins égale à cinq millions (5 000 000 $) de dollars. La police comprend également une clause indiquant que l’assureur remettra à la Ville de Fredericton un préavis écrit d’au moins trente (30) jours en cas d’annulation ou de modification du matériel. Le demandeur fournira à la Ville de Fredericton une preuve de la couverture d’assurance sous forme de copie signée d’un certificat d’assurance dans un format jugé acceptable par la municipalité trente (30) jours avant la date de l’événement. 

Il incombe entièrement au demandeur de déterminer les couvertures d’assurance supplémentaires requises et recommandées, le cas échéant, pour sa propre protection ou pour honorer ses obligations en vertu de la présente décharge. Toute assurance supplémentaire de ce genre doit être obtenue et maintenue aux frais du demandeur uniquement. 

Le demandeur comprend et accepte que la présente décharge peut être révoquée ou annulée en tout temps, avec ou sans motif valable. 

La décharge servira de défense pleine et entière contre toutes réclamations, actions ou procédures pouvant résulter ou découler de l’utilisation des installations ou des lieux. 

La présente décharge et tous les droits, obligations et devoirs entre les parties à la décharge seront régis par et interprétés conformément avec les lois du gouvernement du Nouveau-Brunswick uniquement (et non celles d’une autre province). Tout litige éventuel impliquant les parties à la présente décharge sera porté uniquement devant les tribunaux de la province du Nouveau-Brunswick dont il rrelève exclusivement. 

Si le demandeur représente un groupe ou un organisme, il accepte d’aviser tous les responsables associés au groupe ou à l’organisme des modalités de la présente décharge. 

Je déclare avoir lu et compris les modalités de la présente décharge et je me conformerai audit document. Je garantis et déclare que j’ai l’autorité et la capacité de lier le demandeur par ma signature. 

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