Renseignements sur les fournisseurs à l’intention du service des comptes fournisseurs

La Ville doit recevoir une facture en bonne et due forme, c’est-à-dire une facture ou autre forme de demande de paiement pour des biens ou des services qui doit contenir les renseignements suivants :

(a) le nom du fournisseur, son numéro de téléphone, son adresse postale et son adresse d’expédition (si elle est différente de l’adresse postale);
(b) le numéro de la facture du fournisseur;
(c) la date et la période pendant laquelle les biens ou services ont été fournis;
(d) une description, y compris la quantité ou le nombre (liste détaillée des services facturés, temps passé par chaque employé et dépenses engagées pour le projet au cours de la période de facturation, le cas échéant) des biens ou services fournis;
(e) le nom, le titre et le numéro de téléphone de la personne à qui le paiement doit être adressé;
(f) le nom ou le titre du projet;
(g) la TVH doit également être indiquée à titre de poste distinct;
(h) tout autre renseignement que la Ville peut exiger selon les exigences contractuelles.

Votre facture doit être envoyée par courriel, sous forme de pièce jointe, au service des comptes fournisseurs de la Ville.

Votre facture doit être envoyée par courrier électronique au service des comptes fournisseurs sous forme de pièce jointe en format PDF. Si vous n’êtes pas en mesure de fournir un fichier PDF, les formats suivants peuvent être acceptés : .TIF; .TIFF; .PNG; .JPG; .DOC; et .DOCX.
 

Les factures ne seront pas traitées si elles sont envoyées sous forme d’hyperlien, dans la zone de texte du corps de texte ou au format .xls ou .xlsx.

Non, notre système comptable n’est pas en mesure de lire les factures sous cette forme.

Vous pouvez envoyer plus d’une facture dans le même courriel sous forme de pièces jointes distinctes, mais notre système comptable ne peut pas traiter plus d’une facture par fichier joint.

• Les factures sont réglées dans les trente (30) jours suivant leur réception.
• Les paiements sont effectués au moyen du processus de paiement électronique de la Ville.
• Votre facture sera payée le jeudi suivant le délai le plus proche du 30 jours net.

La Ville règle les paiements par dépôt direct.

Vous devez remplir le formulaire de renseignements fournisseur.

L’avis de paiement est envoyé à l’adresse courriel indiquée sur le formulaire de renseignements
fournisseur de la Ville.

Vous devez indiquer ce changement sur le formulaire de renseignements fournisseur.

• -Si vous avez changé d’adresse courriel, assurez-vous que la Ville dispose de la version la plus
  récente.
• Recherchez dans votre boîte aux lettres électronique un courriel provenant de
  « cpucommunications », sans oublier de vérifier vos dossiers de pourriels ou de courriels
  indésirables ou mis en quarantaine.
• Le courriel d’avis de paiement est envoyé par un fournisseur tiers dont le nom de domaine est
  « @cpucommunications. ca ». Assurez-vous que ce nom de domaine figure sur votre liste
  d’expéditeurs sûrs.

• Vérifiez auprès du demandeur initial de la Ville si un paiement est à prévoir.
• Assurez-vous d’avoir envoyé une facture en bonne et due forme au service des comptes
  fournisseurs de la Ville.
• Tenez compte du fait que les factures sont payées dans les 30 jours suivant leur réception.
• Si vous avez récemment changé de compte bancaire, n’oubliez pas d’en informer la Ville.

• La Ville ne fait pas de paiement à partir de relevés.
• S’il y a des factures en retard, veuillez fournir des copies des factures par courriel.