Merci de votre intérêt à organiser un événement dans la Ville de Fredericton. Avant de commencer à remplir votre demande d’autorisation, prenez connaissance attentivement des renseignements ci-dessous.
Délais de traitement des demandes
- Les demandes doivent être soumises au moins 60 jours ouvrables avant la tenue de l’événement.
- Si l’événement prévoit la vente, la distribution ou la consommation d’alcool sur une propriété municipale, la demande doit être soumise au moins 90 jours ouvrables à l’avance.
- Bien que l’approbation ne soit pas garantie, les événements de plus petite envergure et moins complexes peuvent être approuvés dans un délai d’environ deux semaines.
- Les événements comportant des demandes particulières ou non standard peuvent nécessiter un délai d’examen de quatre à huit semaines, voire plus.
- La Ville de Fredericton (« la Ville ») se réserve le droit d’annuler un événement jusqu’au jour même de sa tenue, ou à tout moment pendant celui-ci.
Avant de commencer
Le formulaire de demande d’événement spécial ne s’enregistre pas automatiquement. Pour sauvegarder votre progression, cliquez sur le bouton « Enregistrer le brouillon » en bas du formulaire.
Une fois enregistrés, les brouillons sont conservés pendant 15 jours. Assurez-vous de soumettre l’ensemble des informations requises dans ce délai, faute de quoi vous devrez déposer une nouvelle demande.
Remarque 1 – Renseignements requis
- Détails complets de l’événement (date, heure, lieu, etc.)
- Liste des ressources demandées (tables de pique-nique, bacs à déchets, etc.)
- Plan du site (modèle fourni)
- Plan de sécurité (modèle fourni)
- Parcours ou trajet prévu (pour les marches, courses, défilés, etc.)
- Assurance (à fournir au minimum 30 jours avant la tenue de l’événement)
Remarque 2 – Événements dans le quartier historique de garrison
place des Officiers, place des Casernes ou rue Carleton - Si votre événement se déroule dans ce secteur, merci de prendre contact avec la coordonnatrice des événements de la garnison, Ashley Johnston, Fredericton Tourisme et Événements (Ashley.Johnston@fredericton.ca)
La coordonnatrice des événements de la garnison vous transmettra les exigences à respecter et confirmera la disponibilité des dates pour votre événement. Veuillez attendre de recevoir une confirmation écrite attestant que les exigences sont respectées et que les dates sont approuvées avant de soumettre votre demande d’autorisation pour un événement spécial.
Remarque 3 – Consommation d’alcool lors de votre événement
Si votre événement prévoit la vente, la distribution ou la consommation d’alcool, une des autorisations suivantes est requise :
- Une licence pour un événement spécial ou
- Une prolongation de votre licence d’alcool existante
Pour en savoir plus, communiquez avec le ministère de la Sécurité publique du Nouveau-Brunswick. Une copie de la licence doit être fournie au moins 30 jours ouvrables avant le début de l’événement.
Remarque 4 – Grandes tentes
Si votre événement prévoit l’installation de grandes tentes, une demande de localisation doit être effectuée auprès de Service Fredericton ou au 506 460-2020.
Les délais pour obtenir un rendez-vous sont généralement d’environ deux semaines. La localisation doit être réalisée au moins deux semaines avant la date de l’événement.
Remarque 5 – Sécurité et agents en service rémunérés
Le plan de sécurité requis doit comprendre :
- les coordonnées de la personne responsable de la sécurité,
- le nombre de membres du personnel de sécurité,
- les rôles et responsabilités,
- les emplacements des ressources de sécurité (indiqués sur le plan du site),
- le nom de l’entreprise et ses coordonnées, ou la mention d’un service assuré par des bénévoles.
La présence d’agents en service rémunérés de la Force policière de Fredericton peut être exigée, à la discrétion de la municipalité. Les frais associés sont à la charge de l’organisateur de l’événement.
La personne responsable de la coordination des événements spéciaux consultera la police. Vous serez informé(e) de toute préoccupation, ou mis(e) en contact directement avec la personne responsable de la coordination des services rémunérés au sein de la police, au besoin.
Remarque 6 – Feux d’artifice, feux à ciel ouvert et structures temporaires
Si votre événement prévoit l’un ou l’autre de ces éléments, il faut communiquer avec le Service d’incendie de Fredericton afin d’obtenir de l’information sur les restrictions et les permis applicables : fire.inspections@fredericton.ca